- Tiempo de lectura: 6 minutos
- Problema: mejorar y automatizar las herramientas internas organizativas
- Observación: generamos nuestro propio dataset a partir de los partes de horas de los trabajadores, tenemos control sobre el ciclo de vida completo de los datos, desde su creación hasta su análisis e interpretación. Podemos hacer prácticamente lo que queramos.
- Propuesta: analizar los puntos críticos, y crear un conjunto de herramientas que faciliten su resolución de forma automatizada. Integrar todas estas herramientas en una única intranet que centralice todos los ámbitos organizativos de la empresa.
Uno de los factores clave en la gestión de NEBT es contar con mecanismos organizativos adecuados que permitan estar siempre preparados para un posible crecimiento de la plantilla. Siendo tradicionalmente empresas de plantilla reducida, no es extraño que en dos o tres años puedan ver duplicada o triplicada su plantilla original. Y cuando llega ese momento, el volumen de trabajo suele ser tan grande que apenas queda tiempo para dedicar a las cuestiones organizativas.
Detectar y actuar
Para minimzar el posible impacto negativo ante esta situación, detectamos los puntos clave que afectaban a los mecanismos internos de trabajo. Estudiamos cómo resolverlos, y cómo automatizar su funcionamiento mediante herramientas sencillas pero fiables. Hicimos una valoración (Diagrama de Pareto) basándonos en la incidencia que tenía cada punto en la organización y en sus resultados, teniendo en cuenta también el tiempo y dinero necesario para implantar cada herramienta.
Imagen: Diagrama de Pareto para la elección de las herramientas a desarrollar
El siguiente paso fue elaborar un plan de actuación (Diagrama de Gantt), con una planificación concreta que indicaba qué herramientas se iban a desarrollar, cuánto tiempo requerían, qúe esfuerzo económico suponían a la empresa, etc. Decidimos crear un conjunto de 11 herramientas integradas dentro de una misma intranet: 4 herramientas de gestión, 2 de organización de know-how, 3 para automatizar la administración de sistemas, y 2 para vigilancia tecnológica y competitiva.
En este artículo me voy a centrar únicamente en las 4 herramientas de gestión: registro de horas, modelización y clasificación de tipos de clientes, detección temprana de desvíos en proyectos (combinado con el modelo del cliente), y cálculo de productividad y rendimiento de la plantilla.
Calidad de los datos
Lo primero que teníamos que conseguir era un buen conjunto de datos. No se puede analizar lo que no se mide. Y lo que se mide mal, provoca resultados incorrectos. Así que revisamos los datos que teníamos sobre el funcionamiento del equipo, y nos encontramos con tres problemas:
- precisión: los trabajadores rellenan sus partes de horas una vez a la semana, e inevitablemente de una forma un tanto «general»
- usabilidad: la incomodidad del sistema de partes de horas hace que los trabajadores no se esfuercen especialmente en la calidad de los datos
- automatización: rellenar un parte de horas supone tiempo de trabajo por la baja automatización del proceso
Así que el primer paso fue modificar el sistema de registro de horas. Desarrollamos un sistema en el que los trabajadores pueden registrar su actividad actual en tiempo real, mediante un sencillo clic en una interfaz de control de horas. Registramos para cada trabajador el tipo de actividad que realiza, y el proyecto para el que está trabajando en cada momento.
Imagen: representación de parte de una jornada laboral en la intranet
Conclusiones
Después de 6 meses de funcionamiento con la nueva intranet, las conclusiones son muy positivas:
- hemos creado un sistema para modelizar la interacción que tenemos nuestros clientes, cómo trabajamos juntos. Esto nos ha permitido clasificar y conocer mejor a nuestros clientes, pudiendo predecir con bastante precisión la evolución que van a tener los proyectos en los que trabajemos juntos. (Leer: «Pre-clasificación de proyectos en base a la modelización de los clientes«)
- al tener datos en tiempo real, podemos detectar de forma temprana desviaciones en proyectos, combinando la información de la evolución de los proyectos con la previsión que nos ofrece el modelo del cliente al que pertenece el proyecto. (Leer: «Control en tiempo real de desvíos en proyectos«)
- ha potenciado nuestra política de horario flexible. Normalmente los trabajadores siempre cumplen el mismo horario, pero cuando necesitan variarlo por algún motivo, ellos mismos pueden consultar las horas registradas
- calculamos automáticamente indicadores de productividad, con los que cada trabajador puede ver su propia evolución respecto a los objetivos marcados, fomentando la implicación en los proyectos
La implantación de estas herramientas ha sido, sin duda, un acierto. Y confirman nuestra intuición. Un conjunto de datos de calidad, bien entendido, bien organizado, y bien analizado, permite construir sobre él herramientas que aportan un gran valor añadido.