Hoy presento este artículo relativo a una temática que lleva ya años apasionándome. ¿Por qué hay personas que disfrutan tanto en su trabajo, mientras que otras personas parecen sufrir en el mismo? Al margen de las diferencias que pueda haber entre diferentes puestos o tipologías de trabajo, estas diferencias las vengo observando de forma muy consistente incluso para puestos de trabajo equivalentes, algo que me llama mucho la atención, ya que hace ver que la felicidad en el trabajo no parece depender completamente de las condiciones laborales (que sin duda impactan, y mucho).
Como decía, llevo ya años indagando y aprendiendo sobre este tema, y cada vez más todos los indicios me llevan hacia nuestra capacidad de concentración, y hacia un «estado virtuoso» que encuentro en multitud de libros, artículos, estudios… y que en muchos casos se viene a denominar como «flow«, concepto desarrollado por el psicólogo húngaro Mihály Csíkszentmihályi.
¿Es realmente este estado de flow la clave de nuestra felicidad en el trabajo? ¿Podemos, a través de este estado, lograr un alto grado de felicidad laboral, a la vez que mejoramos nuestro desempeño, nuestro impacto en la empresa, nuestra carrera profesional, y lograr un mayor alcance en nuestra vida? Y, en caso de ser así, ¿cómo podemos provocar ese estado en nosotros mismos? ¿Se trata de algo complejo, místico, solo alcanzable para unas pocas mentes privilegiadas, o es alcanzable por cualquiera que se lo proponga?
En este artículo presentaré un resumen de lo que he podido ir averiguando en estos años en los que he ido dando seguimiento a esta pequeña obsesión, siguiendo un hilo argumental que nos llevará desde un diagnóstico de nuestra situación actual más probable (que será especialmente atinado si tenemos esa sensación de que podríamos disfrutar más de nuestro trabajo), pasando por las causas que provocan esta situación, y técnicas concretas, sencillas pero que requieren intencionalidad, que nos acercarán, y mucho, a esa ansiada y merecida felicidad. Porque, a fin de cuentas, la mayoría de las personas invertimos una enorme cantidad de nuestro tiempo y energía vital en el trabajo, lo mínimo a lo que deberíamos aspirar es a disfrutar de ese tiempo.
Empecemos pues por el diagnóstico inicial.
Felicidad en el trabajo
En un mundo lleno de constantes estímulos, mantener la concentración en el trabajo se ha convertido en un verdadero desafío, pero también en una oportunidad para lograr una experiencia laboral más gratificante. Recuperar el control sobre nuestra atención nos permite conectar de manera más profunda con nuestras tareas, potenciar nuestra creatividad y alcanzar una productividad genuina. Pero la concentración no solo se refleja en un mejor rendimiento; también transforma nuestra relación con el trabajo y nos ayuda a disfrutarlo.
Cuando enfocamos nuestra atención en una tarea sin distracciones, accedemos a un estado de fluidez y satisfacción que enriquece nuestras vidas. Nos sentimos más presentes, más capaces y, sobre todo, más contentos. La concentración en el trabajo es mucho más que cumplir objetivos; es una habilidad que nos permite descubrir el placer en los detalles y el sentido en lo que hacemos cada día.
A continuación exploraremos cómo impacta la concentración en nuestra satisfacción laboral y bienestar personal. Aquí encontrarás estrategias para fortalecer tu enfoque, redescubrir el valor de cada tarea y abrirte a una nueva forma de disfrutar del trabajo. Porque, en última instancia, concentrarnos en lo que hacemos no solo nos hace más capaces y productivos; nos hace más felices.
La vida en piloto automático
Hoy en día es habitual que, en lugar de elegir nuestro camino, dejemos que los estímulos externos dicten nuestra dirección. En el modo piloto automático, reaccionamos a nuestras circunstancias en lugar de tomar el control consciente de nuestra atención, lo que ocurre durante una gran parte del tiempo de nuestra vida cotidiana. Por ejemplo, alguien nos envía por WhatsApp un enlace a una historia de Instagram, y en lugar de dedicar la próxima media hora a leer un libro o jugar con nuestro hijo, nos quedamos enganchados saltando entre contenidos cortos que van tratando diferentes temáticas sin profundizar en nada.
Nuestra atención está diseñada para ir allí a donde la llaman, es así como hemos logrado sobrevivir como especie a lo largo de los milenios. Un ruido fuerte activa un alerta por si hay que luchar, o huir. Esta capacidad, si bien sigue siendo válida en ciertas situaciones (un sonido de un frenazo nos alerta de que podrían atropellarnos), actualmente no desempeña un papel tan fundamental como lo hacía en la prehistoria.
Lo que es peor, esta atención reactiva que mantenemos como vestigio evolutivo, hoy en día está siendo manipulada para lograr nuestra atención como forma de beneficio económico para ciertas empresas. Y para todo esto hay una razón muy simple: cuanto más consigues que la gente mire el móvil, más anuncios verá y, por tanto, más dinero ganan dichas compañías. Para poder mejorar nuestra capacidad de atención consciente y nuestra concentración, tenemos que lograr huir de esa manipulación, por lo menos durante ciertos momentos del día. Por eso, mejorar nuestra capacidad de atención consciente requiere intencionalidad.
El oscuro poder de la distracción
La concentración humana es potente pero muy limitada. Para entender y dimensionar mejor esta afirmación, llevémoslo a términos informáticos. El cerebro recibe unos 11 millones de bits de información sensorial por segundo, sin embargo solo es capaz de procesar conscientemente unos 40-50 bits por segundo (Nørretranders, 1998). De este hecho se deduce la importancia de elegir conscientemente a qué dedicamos nuestra atención. Cuando estamos intentando prestar atención a varias tareas a la vez, nuestra atención salta de una tarea a la otra creando una ilusión de multitarea, sin embargo son muchos los estudios que han demostrado la baja eficiencia de trabajar así. O haces una cosa bien, o haces varias de forma inadecuada.
La alternancia continua entre tareas degrada nuestra capacidad para concentrarnos de tres maneras:
- Efecto de coste de alternancia: el cerebro debe reconfigurarse para pasar de una tarea a la otra, lo que supone que no solo perdemos el tiempo de la tarea intrusa, también el tiempo que necesitamos para centrarnos en esa nueva tarea, y el tiempo que necesitamos para volver a la tarea en la que estábamos. Estudio de Hewlett-Packard demostró que la distracción (correos y llamadas) causaba una reducción del coeficiente intelectual de los empleados de media en 10 puntos (el doble de la afectación que provoca a corto plazo fumar cannabis).
- Proliferación de errores: nuestro cerebro es proclive al error. Por eso, al saltar entre tareas nuestro cerebro retrocede un poco para ver dónde lo dejó, pero no siempre lo hace bien. Además, debemos dedicar tiempo de concentración en evitar los posibles errores provocados por la falta de concentración, lo que limita todavía más nuestro tiempo de concentración real.
- Disminución de la creatividad y pérdida de memoria: la creatividad requiere un proceso mental de foco o, incluso en ocasiones, tiempo de pensamiento difuso. Si ese tiempo lo dedicamos a alternar entre tareas, no se dará el pensamiento creativo. Además, un estudio de la UCLA demostró que, cuando dos grupos de personas ejecutaban el mismo tipo de tareas, el grupo al que se había obligado a mantener una mayor alternancia entre tareas era capaz de recordar significativamente menos detalles que las personas que habían ejecutado las tareas de forma ordenada y concentrada.
Los efectos a largo plazo de la distracción crónica también son considerablemente relevantes. Eyal Peer demostró en 2014 la relación que existe entre la incapacidad de mantener la atención, y la depresión. Las interrupciones frecuentes en tareas que requieren atención pueden afectar el estado de ánimo de los individuos, especialmente al generar frustración, reducir la satisfacción y aumentar los niveles de estrés. A largo plazo, estos factores se relacionan con síntomas depresivos, debido a la percepción de pérdida de control y la sobrecarga cognitiva.
Por tanto, existen pruebas claras de que, si pasamos tiempo distraídos y alternando entre tareas, seremos más lentos, cometeremos más errores, nuestra creatividad será menor y recordaremos menos lo que hacemos. Y sí, esta alternancia entre tareas también aplica cuando dejamos lo que estamos haciendo porque oímos el sonido de una nueva notificación de WhatsApp en nuestro móvil. Es por eso que la alternancia y la distracción se dan tan a menudo. Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California, Irvine, descubrió ya en 2008 que los trabajadores de oficina cambian de tareas cada 3 minutos de media. Además, una vez interrumpidos, suelen tardar unos 23 minutos en retomar la tarea original (Mark, Gudith & Klocke, 2008). Este descubrimiento fue posteriormente ratificado por Microsoft en un estudio interno que hizo en 2020, actualizado con las nuevas distracciones y notificaciones digitales que habían proliferado en los años que pasaron entre ambos estudios (Microsoft, 2020).
Entre los creadores de distracciones, nuestro teléfono móvil es sin duda el que tiene mayor alcance, incluso aunque no podamos prestarle atención en ese momento. Adrian Ward comprobó en un estudio que la mera presencia del teléfono móvil, aun estando boca abajo y en silencio, provocaba que las personas sufrieran una disminución notable en su capacidad de concentración y desempeño, frente a aquellas que no tenían cerca su teléfono móvil. Demostró que una parte de nuestra concentración está constantemente secuestrada por el dispositivo. (Ward et al., 2017). Posteriormente Skowronek corroboró estos mismos descubrimientos en un estudio posterior (Skowronek, Seifert & Lindberg, 2023). La distracción crónica es un estado disfuncional. La distracción te aleja de las cosas que aportan valor a tu vida y, en esencia, de poder cumplir tus planes.
Domar las distracciones y mejorar el enfoque
Ahora que sabemos que la multitarea es poco eficiente, y que las constantes distracciones consumen nuestra capacidad de atención, veamos algunas técnicas para poder acotar su impacto. Saber qué te distrae y cómo evitarlo te convierte en una mejor persona en todos los aspectos de tu vida.
Recuerda algún día en el que estuviste especialmente brillante en el trabajo, o en cualquier otra área. Recuérdalo bien. Seguramente fue un día muy agradable, con una sensación de plenitud, y las horas pasaron rápido. Una sola tarea absorbía toda tu atención. Estabas en un estado de concentración y enfoque que hacían que la tarea fuese muy satisfactoria, y los resultados fueron de mucha calidad.
La inmersión en el trabajo a través de un enfoque de alta concentración produce resultados excelentes. Cuando esto se da, entramos en un estado llamado flow. Habitualmente sucede cuando estamos ante una tarea retadora, pero que no es tan difícil como para abrumarnos. Es en ese punto óptimo cuando las distracciones pasan a un segundo plano. Ahora bien, llegar a este punto requiere intencionalidad, no sucede de forma automática. Hay que permitir que esa tarea ocupe toda nuestra capacidad cerebral y, curiosamente, es este el factor principal para lograr una experiencia laboral más agradable.
Gestión del tiempo de concentración
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo diseñado para mejorar la concentración y la productividad en tareas diarias. Consiste en dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, llamados «pomodoros», seguidos de una pausa de 5 minutos en la que se pueden consultar por ejemplo los mensajes de del chat o los correos electrónicos. Pero no debe durar más de 5 minutos, por muy atractivo que resulte lo que estamos leyendo en los mensajes. Después de completar cuatro pomodoros, se toma un descanso más largo, de unos 15 minutos. Este enfoque aprovecha la idea de que la mente trabaja mejor cuando se enfoca intensamente durante periodos cortos, con descansos regulares que ayudan a evitar el agotamiento. La técnica Pomodoro no solo ayuda a mantener la concentración y la motivación, sino que también permite organizar el trabajo en segmentos manejables, lo que facilita el progreso y la sensación de logro al completar cada pomodoro (Oakley, 2018, pág. 21; Oakley & Sejnowski, 2021, capítulo 3).
Reducción de notificaciones inmediatas
Otra técnica muy útil para evitar distracciones durante los períodos de concentración consiste en silenciar las notificaciones inmediatas de email, WhatsApp, chat, etc. (salvo las urgentes) en nuestros diferentes dispositivos electrónicos (móvil, smartwach, portátil, PC…). Todo lo que sea realmente urgente llegará en forma de llamada telefónica. Esta técnica pretende evitar que llegue hasta nosotros todo ese ruido digital. Los dispositivos electrónicos, especialmente el móvil, reclaman constantemente nuestra atención a través de notificaciones inmediatas.
Una notificación inmediata es aquella que reclama tu atención en el mismo momento en el que ocurre un hecho externo, sin ningún tipo de filtro sobre su importancia o urgencia. Tal es el caso de los avisos instantáneos cuando recibes un mensaje de cualquier aplicación de redes sociales, cuando recibes un nuevo email, o cuando alguien te envía un mensaje a través del sistema de mensajería interna de la empresa. En cambio, sí hay notificaciones que juegan a nuestro favor, como por ejemplo el número de mensajes sin leer que tienes en tu bandeja de entrada del email, o cuántos mensajes sin leer hay en cada uno de los grupos o canales de chat. Esas notificaciones, que no son inmediatas, son las que nosotros podemos elegir cuándo consultar. Y guardan para nosotros esa información, para proveerla en el momento en el que nosotros la pidamos.
Para demostrar el impacto que provocan las notificaciones inmediatas, basta con saber que una persona consulta su móvil de media aproximadamente de 58 a 96 veces al día (Deloitte, 2017), y la mayoría de las veces es solo por costumbre, no es que estén esperando ninguna información concreta. Es decir, las notificaciones inmediatas refuerzan un comportamiento adictivo que después se da incluso cuando no recibamos ninguna notificación. Además, esas notificaciones vienen cargadas de trampas para que nuestra atención acabe en un lugar al que nosotros no queríamos ir inicialmente. Recordemos que, según las demostraciones científicas que presentan los estudios mencionados en este artículo, las distracciones hacen que seamos más lentos, que cometamos más errores evitables, reducen nuestra creatividad, afectan a nuestra memoria a corto plazo, y a largo plazo provocan depresión.
Combinando las dos técnicas anteriores (Pomodoro y silenciar las notificaciones) ahora tenemos el control para elegir momentos determinados en los que revisar WhatsApp, email y otros mensajes, pero manteniendo desactivadas todas las notificaciones que pretenden arrebatar nuestra atención. Ahora somos capaces de leer todos los mensajes de golpe, o revisar la bandeja de entrada, en lugar de permitir que cada nueva notificación secuestre nuestra concentración. De esta forma podremos concentrarnos en nuestras tareas sin tener miedo de perdernos algo importante. ¿Realmente necesitamos enterarnos al momento de cada actualización? En realidad, se trata más bien de un comportamiento adictivo, que ha sido diseñado por las empresas interesadas en comerciar con nuestro tiempo de pantalla, ya que, a mayor tiempo, más anuncios podrán vender.
Esta elección consciente para el uso de aplicaciones de mensajería es algo sobre lo que puedo hablar en primera persona. Desde que desactivé todas las notificaciones de redes sociales (incluyendo WhatsApp) y correo electrónico, ha aumentado considerablemente la calidad de mis tiempos de concentración. Para ser los protectores de nuestra atención, no es necesario desactivar todos los avisos de novedades, simplemente configurarlas para no concederles acceso inmediato a nuestra consciencia, de forma que no sean ellas las que decidan cuándo provocar que nuestra atención salte hacia otro lugar. Nosotros debemos tomar la responsabilidad de decidir qué es urgente, y qué puede esperar.
Otras técnicas complementarias
En lo relativo a elegir adecuadamente a qué dedicar nuestra atención, una técnica muy útil consiste en elegir las tres tareas prioritarias del día, y trabajar en ellas con una atención centrada, evitando distracciones.
También hay algunas técnicas que se aplican al mundo físico. Mantener un escritorio limpio y bien ordenado, preferentemente minimalista, hace que nuestra atención no se desvíe hacia las acciones relacionadas con cada uno de los papeles u objetos que tenemos en la mesa. Igualmente, siendo un espejo del escritorio físico, conviene que el escritorio de Windows esté bastante limpio, casi vacío.
Además, debemos comunicar nuestras intenciones a las personas con las que trabajamos, indicándoles cómo nos gustaría que sean nuestras interacciones. Debemos dejarles claro que una interrupción solo es tolerable ante una auténtica urgencia. El resto de interacciones es mejor que estén organizadas para poder tratarlas en bloque. Además, debemos respetar la concentración de las personas con las que trabajamos. Por ejemplo, en mi caso tengo un contexto de GTD donde voy apuntando las cosas que necesito hablar con cada persona (Jon, Ibai, Jose, Eneritz…) y están clasificadas según el contexto (junta directiva, coordinación técnica, ciberseguridad, mejora continua…). Así, cuando estamos en la reunión correspondiente, todas esas ocurrencias que podrían haber sido interrupciones, son ahora un conjunto de temas bien estructurados y presentados en el momento adecuado. Por supuesto una urgencia será urgente, y ahí inevitablemente habrá que interrumpir el trabajo de alguien. Lo importante es contar con un sistema que permita registrar y tratar posteriormente todo lo que no es urgente, ya que el mero hecho de contar con esa herramienta hará que tengamos mayor precisión al distinguir lo realmente urgente de lo que no lo es tanto.
En lo relativo a comunicar nuestra intención de estar enfocados, si vemos que es habitual que nos distraigan, incluso habiendo exteriorizado que queremos tener una mejor calidad de concentración, podemos indicar en el chat de la empresa nuestro estado de “no molestar” cuándo estamos en un momento de concentración, indicando así que no deseamos que nos interrumpan salvo si es una urgencia real.
Por último pero no menos importante, en las reuniones debemos intentar limitar el uso de móviles y portátiles salvo que su uso sea totalmente necesario. Es difícil mantener un clima de concentración cuando la gente está más pendiente de los correos, mensajes, u otras notificaciones externas, que de la propia reunión.
Conclusión: estamos ante una gran oportunidad
Con todas las herramientas que hemos visto, tenemos un gran punto de partida para poder crear un entorno de concentración y atención consciente. Se trata de una tarea colectiva. El escenario opuesto, que lamentablemente suele ser habitual, es un bombardeo constante de notificaciones (WhatsApp, email, LinkedIn, chat…), conversaciones cercanas, o incluso directamente interrupciones. Es como intentar resolver una ecuación de quinto grado en mitad de una función de circo. Las distracciones son inevitables, se trata de ser capaces de elegir conscientemente cuándo es el momento para cada cosa, y proteger los momentos de enfoque. De esta forma aumentaremos nuestra productividad y disfrutaremos más de cada momento.
El enfoque disperso nos frena, obstaculizando nuestra creatividad y productividad. Las distracciones son inevitables, pero con preparación y estableciendo límites claros, podemos reconducir nuestra atención, reconocer cuando la menta divaga, y guiarla a la tarea en cuestión.
Mejorar la atención no solo eleva la productividad, sino que ayuda a que el trabajo sea más ameno y menos estresante. Un día enfocado es un día en el que logramos más con menos esfuerzo, generando un ciclo positivo de satisfacción y logro. Ahora bien, mejorar nuestra capacidad de atención consciente requiere intencionalidad, y es la intención la que nos conduce a nuestros logros más brillantes. Estar presente y ser consciente de la situación puede convertir lo ordinario en extraordinario.
Recuerda, disfrutar el trabajo es posible cuando nuestras horas se llenan de propósito y pequeños logros. Encontrar técnicas que nos ayuden a aprovechar nuestro tiempo nos permite vivir cada día con más satisfacción, tanto dentro como fuera de la oficina.
Referencias
Mark, G., Gudith, D. & Klocke, U. (2008). The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 107 – 110. https://doi.org/10.1145/1357054.1357072.
Nicolai R. & Stephen E. (2023). A Leader’s guide to Attention Management in Microsoft 365. Microsoft Modern Collaboration Architecture. https://web.archive.org/web/20240430004223/https://adoption.microsoft.com/files/moca/A-Leader’s-guide-to-Attention-Management.pdf
Nørretranders, T. (1998). The User Illusion: Cutting Consciousness Down to Size. New York: Viking Penguin.
Oakley, B. (2018). Cambiar de mentalidad. Rubí (Barcelona): Obelisco.
Oakley, B. & Sejnowski, T. (2021). Aprender a aprender. Cómo tener éxito en la escuela sin pasarte todo el día estudiando. Rubí (Barcelonha): Obelisco.
Peer E., Acquisti A., Tsai J. (2014) Distracted and Depressed: The Impact of Interruptions on Mood and Performance. Journal of Experimental Psychology: Applied. Vol. 20, num. 2, 93-104.
Skowronek, J., Seifert, A. & Lindberg, S. (2023). The mere presence of a smartphone reduces basal attentional performance. Scientific Reports, 13, 9363. https://doi.org/10.1038/s41598-023-36256-4.
Ward, A. F., Duke, K., Gneezy, A. & Bos, M. W. (2017). Brain Drain: The Mere Presence of One’s Own Smartphone Reduces Available Cognitive Capacity. Journal of the Association for Consumer Research, 2(2), 140-154. https://doi.org/10.1086/691462.
Referencias complementarias
Csikszentmihalyi, M. (1997). Fluir. La psicología de la felicidad. Barcelona: Kairós.
Csikszentmihalyi, M. (1998). Aprender a fluir. Barcelona: Kairós.
Csikszentmihalyi, M. (1998). Creatividad. El fluir y la psicología del descubrimiento y la invención. Madrid: Paidós.